Ni trop, ni trop peuGarder assez longtemps pour prouver, pas plus longtemps que nécessaire : document par document, la durée qui convient.
En 30 secondes
- La règle de base : les données du personnel sont détruites ou anonymisées dès qu'elles ne sont plus nécessaires (art. 6 al. 4 LPD).
- Deux délais sont fixés par la loi : 10 ans pour les pièces comptables, dont les fiches de salaire (art. 958f CO), et 5 ans pour les registres du temps de travail (art. 73 OLT 1).
- Pour le reste, la durée se règle sur la prescription : 10 ans en général (art. 127 CO), 5 ans pour les créances de salaire (art. 128 CO).
- Les candidatures refusées se détruisent dès la fin de la procédure, en pratique dans les 3 à 6 mois, sauf accord pour les garder.
- Les données sensibles (santé, casier judiciaire, enquêtes internes) demandent la durée la plus courte et la meilleure protection.
La règle : garder ce qui sert, détruire le reste
Le tableau des durées
52 documents, de la candidature au départ. Filtrez par étape, cherchez un document, puis téléchargez votre plan en Word.
Le plan de conservation
| Document | Garder | Dès | Comment | Base |
|---|
Tableau établi par TransparenceRH (version du 2 mars 2026). Sauf mention « fixé par la loi », les durées sont des recommandations fondées sur la proportionnalité et la prescription : à adapter à votre entreprise, à votre CCT et aux procédures en cours.
Jusqu'à quand garder ce document ?
La date de destruction
✓ Les bons réflexes
- Séparer le dossier : les données de santé et les enquêtes internes à part, avec un accès limité.
- Fixer une date de destruction à chaque document au moment de le classer, et la revoir une fois par an.
- Bloquer, ne pas effacer, ce qui touche à un litige ou à une procédure en cours, jusqu'à sa fin.
- Prévoir la même règle chez vos prestataires : fiduciaire, logiciel, cabinet (voir externaliser les RH).
- Répondre aux demandes d'accès : la personne peut savoir combien de temps ses données sont gardées (voir la protection des données).
Conservation : vos questions
Combien de temps garder les fiches de salaire ?
10 ans dès la fin de l'exercice : ce sont des pièces comptables.
art. 958f COEt les relevés d'heures ?
Au moins 5 ans dès la fin de leur validité.
art. 73 al. 2 OLT 1Peut-on garder les CV des candidats refusés ?
Seulement le temps de la procédure, puis quelques mois au plus ; au-delà, avec l'accord de la personne.
art. 6 al. 4 LPD ; art. 328b COCombien de temps garder les certificats médicaux ?
Le moins longtemps possible : ce sont des données sensibles ; le tableau recommande 5 ans au plus, séparés du dossier.
art. 5 let. c et 6 LPDLe dossier d'un ancien collaborateur doit-il être effacé à son départ ?
Non, pas tout de suite : une partie se garde pour prouver (certificat, salaires) tant qu'une action reste possible ; le reste s'efface.
art. 127 et 128 CO ; art. 6 LPDQue faire si un litige est en cours ?
Bloquer les documents concernés jusqu'à la fin de la procédure, même si leur durée normale est dépassée.
art. 6 LPDTestez vos réflexes
6 affirmations tirées au hasard parmi 6, et rien n'est enregistré ni envoyé
Bases légales
Loi sur la protection des données (LPD), art. 5, 6, 8 et 25 ; Code des obligations, art. 127, 128, 328b, 330a et 958f ; ordonnance 1 relative à la loi sur le travail (OLT 1), art. 73 ; tableau « Durée de conservation des données » de TransparenceRH, version du 2 mars 2026.
Un chiffre qui a bougé, une source qui manque ? Dites-le, on corrige.