En bref
la loi fédérale sur la protection des données (LPD), totalement révisée, en vigueur depuis le 1er septembre 2023
Au travail, deux textes se combinent. L'art. 328b CO limite ce que l'employeur peut traiter : seulement les données qui portent sur l'aptitude à remplir l'emploi ou qui sont nécessaires à l'exécution du contrat. La LPD fixe la manière : de bonne foi, de façon proportionnée, pour une finalité connue, avec une sécurité adaptée, et pas plus longtemps que nécessaire (art. 6 et 8 LPD).
Les amendes visent la personne physique qui décide, pas l'entreprise, et seulement en cas de violation intentionnelle (art. 60 à 66 LPD). Données sensibles : santé, opinions et activités syndicales, religieuses ou politiques, sphère intime, origine, données génétiques et biométriques, poursuites et sanctions pénales ou administratives, aide sociale (art. 5 let. c LPD).
La frise de la protection des données
d'une loi de 1992 à la révision totale de 2023
Première LPD en vigueur, avec l'art. 328b CO pour les rapports de travail.
Art. 26 OLT 3 : interdiction des systèmes destinés à surveiller le comportement des travailleurs.
Le Parlement adopte la nouvelle LPD, alignée sur les standards européens.
Le Conseil fédéral adopte l'ordonnance (OPDo) : délais, registre, sécurité.
Entrée en vigueur sans délai transitoire : devoir d'informer, registre, analyse d'impact, annonce des violations, amendes jusqu'à 250 000 francs.
Les outils d'IA et de recrutement automatisé entrent dans le cadre : profilage (art. 5 let. f), décision automatisée (art. 21), analyse d'impact (art. 22). Voir la page sur l'IA en RH.
Le cycle des données du personnel
à chaque étape : ce qu'on peut demander, ce qu'il faut faire, combien de temps garder
La candidature
- CV, diplômes, certificats, expérience utile au poste.
- Pas de questions sur la santé en général, la grossesse, la religion, le syndicat.
- Références : seulement avec l'accord du candidat.
- Dossier non retenu : le rendre ou le détruire à la fin de la procédure, sauf accord pour le garder (art. 6 al. 4 LPD).
L'embauche
- Données pour le salaire et les assurances : identité, AVS, état civil, enfants (allocations), permis, IBAN.
- Informer par écrit : quelles données, pourquoi, à qui elles vont (art. 19 LPD).
- Un extrait du casier judiciaire seulement si le poste l'exige.
Pendant le contrat
- Dossier du personnel : accès réservé aux personnes qui en ont besoin (art. 8 LPD).
- Évaluations, avertissements : faits exacts, que la personne peut consulter.
- Pas d'enquête sur la vie privée hors du travail.
Les absences et la santé
- Le certificat médical indique l'incapacité et sa durée.
- Le diagnostic n'a pas à être communiqué à l'employeur.
- Les données de santé sont sensibles : rangées à part, accès très restreint.
Le départ
- Certificat de travail véridique et bienveillant (art. 330a CO).
- Références à un futur employeur : seulement avec l'accord de la personne.
- Comptes informatiques fermés, messagerie : réponse automatique, pas de lecture des messages privés.
Après le départ
- Garder ce qui sert de preuve : pièces comptables et salaires 10 ans (art. 958f CO), créances jusqu'à 10 ans (art. 127 CO).
- Détruire le reste dès qu'il n'est plus nécessaire (art. 6 al. 4 LPD).
La surveillance au travail : art. 26 OLT 3
la règle la plus mal connue, et la plus souvent violée
« Il est interdit d'utiliser des systèmes de surveillance ou de contrôle destinés à surveiller le comportement des travailleurs à leur poste de travail. » (art. 26 al. 1 OLT 3)
« Lorsque des systèmes de surveillance ou de contrôle sont nécessaires pour d'autres raisons, ils doivent notamment être conçus et disposés de façon à ne pas porter atteinte à la santé et à la liberté de mouvement des travailleurs. » (art. 26 al. 2 OLT 3)
| Outil | Permis si… | Interdit |
|---|---|---|
| Caméras | sécurité des locaux, des caisses ou des machines, annoncées par un panneau, sans filmer en continu un poste de travail | filmer le comportement d'une personne à son poste, les vestiaires, les toilettes, les pauses |
| Courriel et internet | contrôles prévus dans un règlement communiqué à l'avance : d'abord anonymes, nominatifs seulement après un abus constaté | lire les messages privés, contrôler en continu et nominativement |
| Géolocalisation | organisation des tournées, sécurité, protection du véhicule, pendant le temps de travail | suivre la personne en permanence, pendant les pauses ou hors du travail |
| Logiciels de suivi d'activité | saisie du temps de travail, obligatoire pour l'employeur (art. 46 LTr) | enregistrer les frappes, les captures d'écran ou l'activité de la souris pour noter le comportement |
| Télétravail | contrôle des résultats et du temps de travail | webcam allumée en permanence pour vérifier la présence |
| Téléphone | données de facturation pour contrôler les coûts ; écoute avec information préalable (formation, qualité) | écoute à l'insu des personnes |
Les droits des collaborateurs
ce que chacun peut demander, et dans quel délai l'employeur répond
| Droit | Ce que ça veut dire | Base |
|---|---|---|
| Être informé | savoir, dès la collecte, qui traite quelles données, pourquoi et à qui elles sont transmises | art. 19 LPD |
| Accès | obtenir une copie de ses données, gratuitement, dans les 30 jours ; participation de 300 francs au plus si les efforts sont disproportionnés | art. 25 LPD ; art. 18 et 19 OPDo |
| Rectification | faire corriger une donnée inexacte | art. 32 LPD |
| Effacement | obtenir la destruction des données qui ne sont plus nécessaires | art. 6 al. 4 et 32 LPD |
| Décision automatisée | être informé et pouvoir faire valoir son point de vue face à une décision prise par un logiciel seul (tri de candidatures, par exemple) | art. 21 LPD |
| Remise des données | recevoir ses données dans un format courant, quand elles sont traitées par voie automatisée avec son accord ou pour le contrat | art. 28 LPD |
Les obligations de l'employeur
dans l'ordre où elles se posent dans une PME
Respecter les principes : licéité, bonne foi, proportionnalité, finalité reconnaissable, exactitude, destruction quand les données ne servent plus (art. 6 LPD).
Sécuriser : accès limités, mots de passe, sauvegardes, armoires fermées (art. 8 LPD).
Encadrer les sous-traitants : fiduciaire, logiciel de salaires, informatique en nuage. Un contrat qui fixe ce qu'ils peuvent faire des données (art. 9 LPD).
Contrôler l'étranger : données hébergées hors de Suisse seulement vers un pays reconnu par le Conseil fédéral, ou avec des garanties (art. 16 et 17 LPD).
Tenir un registre des traitements : obligatoire dès 250 collaborateurs au 1er janvier, ou en dessous si l'entreprise traite des données sensibles à grande échelle ou fait du profilage à risque élevé (art. 12 LPD, art. 24 OPDo).
Analyser l'impact avant un traitement à risque élevé, par exemple un outil de surveillance ou de tri automatisé des candidatures (art. 22 LPD).
Annoncer une fuite au Préposé fédéral (PFPDT) dans les meilleurs délais si elle crée vraisemblablement un risque élevé, et informer les personnes quand c'est nécessaire (art. 24 LPD).
Les décisions 2026 du Préposé utiles aux RH
Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) et les tribunaux : quatre affaires de 2026, et ce qu'elles veulent dire pour l'employeur
Les caméras portées (bodycams)
Une entreprise de transport (Baselland Transport) enregistrait avec des caméras portées l'image et la voix des voyageurs et des accompagnateurs de train. Le Préposé lui a ordonné d'arrêter et d'effacer les enregistrements : aucune loi ne donnait une base suffisante, le traitement violait le principe de licéité.
Pour la PME : une caméra, fixe ou portée, doit servir un but précis (sécurité, preuve d'une agression), rester proportionnée et être annoncée avant ; jamais pour surveiller le comportement du personnel (art. 26 OLT 3, voir plus haut).
art. 6 et 49 ss LPD ; décision du PFPDT du 29.9.2026La cyberattaque sur les données de prévoyance
Un fournisseur de logiciels pour caisses de pension (PK Softech) a subi une cyberattaque : des données de plusieurs institutions de prévoyance, dont la caisse fédérale Publica, ont été volées. Le Préposé enquête sur les données confiées au fournisseur et sur l'étendue de la fuite.
Pour la PME : la paie et les données LPP passent souvent par un prestataire. Un contrat de sous-traitance, des accès limités, des transmissions chiffrées ; et une fuite à risque élevé s'annonce au Préposé (voir externaliser les RH).
art. 8, 9 et 24 LPD ; communiqué du PFPDT du 23.10.2026L'IA générative au travail
Avec l'Office fédéral de la cybersécurité, le Préposé rappelle que saisir des données personnelles dans un outil d'IA peut en révéler bien plus qu'on ne le pense, surtout celles des collaborateurs, des clients et des patients. La LPD s'applique directement à l'IA.
Pour la PME : une règle écrite : pas de données de collaborateurs dans un outil public, des outils autorisés, et chacun sait ce qu'il peut y mettre (voir l'IA et les RH).
LPD ; communiqué du PFPDT du 16.10.2026Les empreintes vocales
PostFinance créait l'empreinte vocale de ses clients au téléphone. Le Tribunal administratif fédéral confirme le Préposé : il faut un consentement exprès ; continuer la conversation après l'annonce ne suffit pas. Sans consentement d'ici mi-février 2027, les empreintes devront être effacées.
Pour la PME : même règle pour une pointeuse à empreinte digitale ou à reconnaissance du visage : des données biométriques, donc sensibles. Consentement exprès, et une solution sans biométrie pour qui refuse.
art. 5 let. c et 6 al. 7 LPD ; TAF, A-4467/2025, 13.10.2026Les actualités du Préposé : edoeb.admin.ch.
✓ Le check-up LPD de la PME
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La fiche à imprimer et l'information au personnel
une page pour le classeur, et le texte à remettre à chaque collaborateur
Testez vos réflexes
6 affirmations tirées au hasard parmi 8, et rien n'est enregistré ni envoyé
Bases légales
Loi sur la protection des données (LPD, RS 235.1), art. 5, 6, 8, 9, 12, 16, 17, 19, 21, 22, 24, 25, 28, 32 et 60 à 66 ; ordonnance (OPDo, RS 235.11), art. 18, 19 et 24 ; Code des obligations, art. 127, 328, 328b, 330a et 958f ; OLT 3, art. 26 ; LTr, art. 46 ; CPC, art. 152.
Repères généraux, sans valeur de conseil juridique individuel. Textes vérifiés sur Fedlex le 23 octobre 2026.
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