Déléguer sans se déchargerConfier la paie ou un recrutement fait gagner du temps et de l'expertise. Mais l'entreprise reste l'employeur : ce qu'elle délègue, elle doit le contrôler.
En 30 secondes
- Externaliser, c'est confier une tâche RH à un prestataire : la paie à une fiduciaire, un recrutement à un cabinet, du personnel à une entreprise de location de services.
- La responsabilité ne se délègue pas : face à la caisse AVS, au fisc, aux collaborateurs et aux candidats, c'est l'entreprise qui répond. Elle peut ensuite se retourner contre le prestataire, selon le contrat.
- Pour les données, l'entreprise est le responsable du traitement et le prestataire un sous-traitant : il ne traite que selon ses instructions, avec un contrat (art. 9 LPD).
- Un recrutement confié ne libère pas de l'égalité : un candidat écarté pour son sexe peut réclamer à l'entreprise jusqu'à trois mois de salaire (art. 5 LEg).
- Le placement régulier contre rémunération et la location de services exigent une autorisation cantonale (art. 2 et 12 LSE) : la vérifier avant de signer.
Pourquoi externaliser, et jusqu'où ?
✓ Ce que l'on gagne
- Du temps : la paie, les décomptes et les certificats reviennent chaque mois ou chaque année
- De l'expertise : barèmes, plafonds, impôt à la source, changements de loi suivis par des spécialistes
- De la continuité : pas de paie bloquée pendant les vacances ou une absence
- Un logiciel tenu à jour et sauvegardé, sans l'acheter ni l'entretenir
Ce qui ne part jamais
- La qualité d'employeur et ses obligations envers les assurances sociales et le fisc
- Les décisions : engager, fixer un salaire, sanctionner, licencier
- La protection des collaborateurs : santé, personnalité, données (art. 328 et 328b CO)
- Le contrôle : ce qui est délégué doit être vérifié
Pour une PME, la règle pratique est simple : confier la technique, garder les décisions et les relations. L'outil suivant le montre tâche par tâche.
Que garder, que confier ?
Cochez ce que vous aimeriez confier : chaque tâche se range dans sa colonne, avec ce qu'il faut savoir. Rien n'est envoyé.
Ma répartition des tâches RH
Les formules comparées
Cinq façons de se faire aider, et ce que chacune change pour l'employeur.
| Formule | Ce qu'on confie | Qui est l'employeur ? | Rôle pour les données | Point de vigilance |
|---|---|---|---|---|
| Logiciel de paie en ligne | l'outil ; vous saisissez et calculez | vous | l'éditeur héberge : sous-traitant | lieu d'hébergement, sauvegardes, mises à jour des barèmes |
| Fiduciaire ou prestataire de paie | calcul, décomptes, certificats, parfois paiements | vous | sous-traitant (art. 9 LPD) | calendrier, contrôle avant paiement, responsabilité en cas d'erreur |
| Cabinet de recrutement | annonces, tri, premiers entretiens | vous, dès l'engagement | souvent responsable de son propre fichier de candidats | autorisation de placement (art. 2 LSE), critères écrits, LEg |
| Location de services (temporaire) | la mise à disposition de personnel | l'entreprise de location ; vous dirigez le travail | chacun pour ses propres traitements | autorisation (art. 12 LSE), contrats écrits (art. 19 et 22 LSE) |
| Conseil RH ponctuel | un avis, un règlement, un projet | vous | sous-traitant s'il reçoit des données du personnel | ne transmettre que le nécessaire ; confidentialité |
Les formules dites « employeur de référence », qui emploient le personnel pour le compte d'une autre entreprise, relèvent en principe en Suisse de la location de services : autorisation requise. Pour des indépendants à qui l'on confie du travail, voir salarié ou indépendant.
art. 9 LPD ; art. 2, 12, 19 et 22 LSECombien ça coûte ?
Comparez le coût de la paie faite à l'interne et confiée. Remplacez les valeurs par vos chiffres et les offres reçues.
Paie interne ou prestataire
Calcul sur 12 mois. Pas pris en compte : les frais de mise en place, les services facturés en plus (départs, certificats, corrections), ni le coût d'une erreur évitée. Le temps de contrôle interne reste nécessaire, même avec un prestataire.
Qui assume quoi ?
Ce que dit la loi, domaine par domaine. En rouge, ce qui reste à l'entreprise ; en bleu, ce que le prestataire doit faire.
Et si le prestataire se trompe ? L'entreprise répond d'abord envers les collaborateurs et les autorités, puis peut se retourner contre le prestataire selon le contrat. Envers ses collaborateurs, elle ne peut pas exclure sa responsabilité pour les erreurs de ses auxiliaires, sauf pour une faute légère (art. 101 al. 3 CO).
art. 101 COLa carte des risques
Plus un risque est en haut à droite, plus il est à traiter en premier. Cliquez sur un risque pour voir la parade.
Les risques de l'externalisation
Le contrat : les clauses à ne pas oublier
Cochez ce que prévoit le contrat ou l'offre reçue : l'anneau montre ce qui manque encore. La liste se télécharge en Word.
Ma liste de contrôle du contrat
Externaliser : vos questions
Si la fiduciaire se trompe dans les cotisations AVS, qui paie ?
La caisse s'adresse à l'employeur, qui doit les cotisations. L'entreprise peut ensuite demander réparation à la fiduciaire selon leur contrat.
art. 14, 51 et 52 LAVSFaut-il un contrat écrit avec le prestataire de paie ?
Oui en pratique : la loi sur la protection des données exige qu'un contrat ou la loi prévoie la sous-traitance, et l'entreprise doit s'assurer de la sécurité des données.
art. 9 LPDNos données de paie peuvent-elles être hébergées à l'étranger ?
Oui, dans un pays dont le Conseil fédéral reconnaît la protection, ou avec des garanties suffisantes, par exemple des clauses contractuelles.
art. 16 LPDLe cabinet de recrutement a écarté une candidate parce qu'elle est enceinte : qui répond ?
L'entreprise qui recrute : la candidate peut lui réclamer une indemnité de trois mois de salaire au plus, en agissant dans les trois mois. L'entreprise peut se retourner contre le cabinet.
art. 3, 5 et 8 LEgComment savoir si un cabinet ou une agence est autorisé ?
Le placement régulier contre rémunération et la location de services exigent une autorisation de l'office cantonal du travail : demandez-la avant de signer.
art. 2 et 12 LSECombien de temps garder les pièces de salaire ?
Les pièces comptables, dont les journaux de paie, se gardent dix ans ; le contrat doit dire qui les conserve et comment elles sont restituées.
art. 958f COTestez vos réflexes
6 affirmations tirées au hasard parmi 6, et rien n'est enregistré ni envoyé
Bases légales
Code des obligations, art. 101, 322, 323b, 328, 328b et 958f ; loi sur l'AVS (LAVS), art. 14, 16, 51 et 52 ; loi sur l'impôt fédéral direct (LIFD), art. 88 ; loi sur l'égalité (LEg), art. 3, 5, 8, 13a et 13d ; loi sur la protection des données (LPD), art. 5, 8, 9, 12, 16, 24 et 61 ; loi sur le service de l'emploi et la location de services (LSE), art. 2, 9, 12, 19 et 22.
Un chiffre qui a bougé, une source qui manque ? Dites-le, on corrige.